Bitiş tarihi bir hatırlatma değil, sorumlusu olan bir iş olur.
Kendi BT ekibiniz için bu modülün çalışan yüzü yenileme takibidir: hangi lisans ne zaman bitiyor, hangi sunucunun bakım sözleşmesi doluyor, garanti ne zaman kapanıyor ve bu iş kimde. Tarihler envanterdeki kayıtların üzerinde durur; otomasyon bunları 90, 30 ve 7 gün kala ve bitiş gününde uyarıya, cihaz başına tek bir takip görevine çevirir. Hizmet sağlayıcıysanız aynı veri üzerine tam bir satış hattı biner: ürün kataloğu, çok kalemli teklif, tedarikçi ve komisyon. Bu ikisi birbirine karışmaz — kurum modunda satış grubunun tamamı menüden kalkar, yalnız Lisans · Support · Garanti ekranı kalır.
Lisans, support ve garanti bitişleri 90 gün, 30 gün, 7 gün ve bitiş günü eşiklerinde bir kez uyarı üretir; ilk eşikte cihaz için tek bir takip görevi açılır. Tarih zaten geçmişse görev Acil önceliğiyle oluşur. Aynı cihaz, aynı tarih ve aynı eşik için ikinci bir görev ya da bildirim doğmaz, yani uyarı yağmuru olmaz.
Tarihi güncellediğinizde yeni bir yaşam döngüsü başlar ve yeni tarih için yeni takip üretilir; önceki dönemin kaydı silinmez. Böylece bir sunucunun bakım sözleşmesinin kaç kez ve hangi aralıklarla yenilendiği kaydın üzerinde kalır. Geçmişi ayrı bir tabloda elle tutmanız gerekmez.
Görev, envanter kaydının bağlı olduğu departmanla ilişkilendirilir ve Ayarlar altındaki otomasyon alanında seçtiğiniz sorumluya düşer. Bildirim e-posta, WhatsApp veya ikisiyle birlikte gider; iki kanal bağımsız çalışır ve ayrı denetim kaydı bırakır. Görev ve bildirim, cihazın şu anki kullanıcısını ve atama geçmişindeki önceki kullanıcıları birlikte gösterir, böylece yenilemenin kimi etkileyeceği kaybolmaz.
Hâlihazırda çalışan lisans, abonelik, support ve garanti kayıtları “Mevcut” statüsünde durur: fiyat girmeniz gerekmez, alış/satış/kâr alanı tutulmaz. Buna karşılık envanteri, lisans ve support görünümünü ve yenileme bildirimlerini besler. Eski Excel kayıtlarınız sunucu tarafında okunur, var olan kayıtlarla eşleştirilir ve mükerrer yaşam döngüsü satırları atlanır.
Donanım, kayda girdiğinde envanterdeki cihaza bağlanır; cihaz seçilmezse yeni bir donanım kaydı açabilir. Microsoft 365 aboneliği, koruma lisansı, üretici supportu ve hizmet ise cihaz değildir: envantere uydurma bir cihaz eklenmez, uygun olduğunda var olan cihazla ilişkilendirilir ve o cihazın lisans/support/garanti yaşam döngüsünü günceller. Bir ürün yalnız aynı kapsamdaki cihazla eşleşebilir.
Teknik kullanıcı ürünü, modelini, miktarını, bağlı cihazı ve lisans/support/garanti tarihlerini görür; alış, satış, kâr, tedarikçi ve ticari notlar arayüzde gizlenmekle kalmaz, API seviyesinde kendisine hiç gönderilmez. Portal kullanıcısı yalnız kendi ürünlerini ve bitiş tarihlerini görür; maliyet, brüt kâr, komisyon ve tedarikçi alış fiyatı oraya hiç gitmez. Kurum modunda maliyet ve kâr diye bir konu zaten yoktur.
Ürün kataloğu tekrar kullanılabilir şablondur ve kimseye ait değildir; teklif o ana ait fiyat anlık görüntüsüdür; müşteri ürünü kullanımdakidir; envanter fiziksel cihazdır. Akış tek yönlüdür: katalog, teklif, kazanılan veya mevcut ürün, gerekirse cihaz envanteri, sonra yenileme ve destek. Her adım bir öncekinden kopyasını alır, ona bağlı kalmaz; bu yüzden bir yerdeki değişiklik geçmişi bozmaz.
Bu ve sonraki madde yalnız MSP yüzeyinde görünür. Müşteriye giden teklif sürümü değiştirilemez; ürün, fiyat veya kapsam değişmesi gerektiğinde “Teklifi revize et” işlemi aynı teklif kökü altında R2, R3 gibi yeni bir taslak açar ve gönderilmiş sürüm tarihçede salt okunur kalır. Rapor ve CSV çıktısında teklif numarası ile revizyon numarası ayrı kolonlardır, böylece eski ve yeni tutarlar birbirine karışmaz.
Teklif kaydedildiğinde ürün adı, açıklama, miktar, o anki alış ve satış fiyatı, indirim, para birimi ve seçilen tedarikçi teklif anındaki değerleriyle saklanır; katalog fiyatı ya da kur sonradan hareket etse eski teklif aynı kalır. Katalog bir fiyat listesi değil, ürün grubu, üretici, aile, model, varyant/paket ve SKU hiyerarşisidir ve ayrı satılabilen her model ayrı kayıttır. Komisyon ürünün sabit özelliği değildir: işi yönlendiren ile ödeme yapılacak taraf teklifte ayrı ayrı seçilir, hesaplama brüt kâr yüzdesi veya sabit tutar olur ve raporda brüt kâr, komisyon ile komisyon sonrası net katkı ayrı görünür.
Ayarlar altındaki otomasyon alanında lisans ve support takibini açıp görev sorumlusunu, bildirim kanalını ve WhatsApp alıcısını seçersiniz. E-posta metni bildirim şablonları altındaki lisans ve support uyarısı şablonundan düzenlenir. WhatsApp bağlantısı yoksa görev oluşturma ve e-posta akışı etkilenmez.
Oluşturmuyor. Lisans, abonelik, üretici supportu ve hizmet kayıtları cihaz değildir; envantere uydurma bir kayıt eklenmez. Uygun olduğunda bu ürün var olan bir cihazla ilişkilendirilir ve o cihazın lisans, support ve garanti yaşam döngüsünü günceller.
İçe aktarılan satırlar “Mevcut” statüsünde ürün kaydı olur: fiyat istemez ve satış kazanımı sayılmaz, ama bitiş tarihleri yenileme bildirimlerini besler. Dosya tarayıcıda değil sunucu tarafında okunur, var olan kayıtlarla eşleştirilir ve mükerrer yaşam döngüsü satırları atlanır.
Yok. Kurum yüzeyinde satış grubunun tamamı menüden kalkar: teklif, katalog, tedarikçi, müşteri ürünleri ve teklif şablonu görünmez. Kurumda yalnız Lisans · Support · Garanti ekranı kalır; bitiş tarihlerini aynı yaşam döngüsü otomasyonuyla göreve çevirir ve maliyet ile kâr bu yüzeyde hiç konuşulmaz.
Gönderilmiş sürümü düzeltemezsiniz. Teklifi revize et işlemi aynı teklif kökü altında yeni bir taslak açar; eski sürüm tarihçede salt okunur kalır. Böylece müşterinin elindeki belge ile sistemdeki kayıt birbirinden ayrılmaz, komisyon bilgisi de yeni revizyona kopyalanır.
Tedarikçiler ekranı aynı ürün için alternatif alış kaynaklarını tutar ve farklı tedarikçiler aynı ürüne fiyat verebilir. Üreticinin yayımladığı kod ile distribütörün kodu ayrı alanlardır, karıştırılmaz. GTİP isteğe bağlıdır; girilirse tam 12 rakam olmalı ve ürün adından otomatik tahmin edilmez.
Lisans, support ve garanti bitişlerini kovalamak zorunda kalan kurum BT ekipleri ve BT yöneticileri; hizmet sağlayıcı tarafında teklif hazırlayan satış ekipleri ve yenileme takibi yapan hesap yöneticileri.
Size bir çalışma alanı açalım, kendi müşteri ve cihaz bağlamınızla deneyin. Kurulum ve veri taşıma konusunda yol gösteririz.
