İki rapor ailesi ayrı
Destek raporları tarafında ticket, harcanan süre ve teknik ekip yükü vardır. Satış tarafında teklif, kazanım, kayıp ve kârlılık durur. Aynı veritabanından beslenseler de ayrı sekmelerdir ve ayrı yetkiye bağlıdır.
İki rapor ailesi vardır: destek raporları ticket, süre ve ekip yükünü; satış raporları teklif, kazanım, kayıp ve kârlılığı gösterir. Bu ikisi aynı ekranda iki ayrı sekme olarak durur, çünkü aynı kişilere açık değildir. Hedef baştan belliydi: müşteri yalnız kendi firmasına ait anlaşılır bir destek özeti görsün, iç ekip ise müşterileri karşılaştırabildiği ayrıntılı yönetim raporuna ulaşsın. Sayıların doğruluğu burada bir tercih değil kural: bir işin kaç kez elden ele geçtiği raporda görünür ama ticket sayısını artırmaz.
Sayım şişmez
Bir ticket altında bağlı görev açmak ya da kaydı başka bir teknisyene devretmek yeni ticket üretmez. Toplam ticket ve teknisyen başına ticket sayısı yalnız ticket kalır. Aktarma ve sorumlu değişikliği çalışma kayıtları günlüğünde satır olarak görünür, böylece işin elden ele geçtiği izlenir ama rakam büyümez.
Rol ayrımı rapora da iner
Teknik yalnız destek raporunu, satış yalnız satış raporunu, yönetici ve sınırlı yönetici ikisini görür. Teknik kullanıcıya satış fiyatı, maliyet ve kâr gösterilmez; brüt kâr yalnız yetkili kullanıcıya açılır. Sınırlı yöneticinin raporu ayrıca kullanıcının seçili müşteri kapsamıyla kesilir: kapsam dışındaki müşterinin adı, sayısı ve toplamı rapora hiç girmez. Kısıt menüde gizleme değil, API ve sorgu katmanında uygulanan bir sınırdır.
Rapor kapsamı filtreleri
Müşteri, durum, kategori, sorumlu, başlangıç ve bitiş tarihi tek satırda durur. Yanında kanal çipleri var: Tümü, E-posta, Portal, Telefon ve Diğer. Diğer çipi yüz yüze, iç talep, belirsiz ve diğer kayıtları birlikte toplar, böylece kanalı bilinmeyen iş telefonun içine karışmaz.
Sorumlu filtresi
Sorumlu filtresi üç değer alır: tüm ekip, tek kişi veya atanmadı. Atanmadı seçimi sahipsiz kalan kayıtları ayırır. Aynı filtre iş yükü sorusunun da cevabı: kimin üstünde kaç açık kayıt olduğunu listeden okursunuz.
Servis raporu e-postaya dönüşür
Tek ticket için yazdırılabilir ya da PDF olarak kaydedilebilir servis raporu üretilir. Kapanışta müşteriye gidecek metin için kısa özet, teknik rapor veya yönetici özeti taslağı hazırlanır. Gönderim doğrudan değil: rapor önce Taslak olur, yetkili Onaylar, sonra Gönderilir. Kuyruk ve hata kaydı Ayarlar altındaki E-posta gönderimi sekmesinden izlenir.
Excel uyumlu CSV çıktısı
Filtrelenmiş destek raporu Excel uyumlu CSV olarak indirilir ve çıktıda Sorumlu, Çalışma kayıtları ile Bağlı görevler kolonları yer alır. Satış ve teklif raporu da aynı biçimde iner; teklif satırları revizyon numarasıyla, yani R1, R2, R3 olarak çıkar. Excel aktarımı tarayıcı bağımlılığından çıkarıldı.
Satış tarafında ne ölçülür
Gönderilen teklif adedi, kazanılan ve kaybedilen tutar, kazanma oranı, açık fırsat ve brüt kâr tek ekranda durur. Kayıp nedenleri ile satış sorumlusu performansı dönem, müşteri ve sorumlu kapsamında hesaplanır. Satış kullanıcısına ayrıca müşteri bazında toplam ticket, açık ticket ve son ticket tarihi özeti verilir; teknik metin açılmaz.
Silinen ve iptal edilen kayıtlar
Silinen ve iptal edilen kayıtlar raporda yok sayılmaz; ayrı bir bölümde sebebi ve kim bilgisiyle durur. Böylece iki dönem arasındaki fark açıklanabilir kalır.
Aylık destek raporunun yolu
- 1Kapsamı seçersinizMüşteriyi, durumu ve kategoriyi işaretler, başlangıç ve bitiş tarihini verirsiniz. Dönem raporu için referans tarihini seçip günlük, aylık veya yıllık düğmesine basmanız da yeterli.
- 2Kanalı daraltırsınızKanal çipleriyle yalnız e-postadan gelen işi ya da yalnız portal kayıtlarını ayırırsınız. Hangi kanalın ne kadar iş ürettiği bu adımda görünür.
- 3Sorumluya bakarsınızSorumlu filtresini tüm ekipten tek kişiye çevirirsiniz. Atanmadı seçimi, dönem içinde kimseye düşmemiş kayıtları önünüze koyar.
- 4Sayıları okursunuzÜstte toplam, tamamlanan ve açık/bekleyen ticket ile toplam destek süresi durur. Altında kategori dağılımı ve müşteri destek yükü grafikleri var. Bağlı görevler bu sayıları artırmadığı için toplam ticket gerçek talep sayısıdır.
- 5Çıktıyı alırsınızListeyi Excel uyumlu CSV olarak indirirsiniz; Sorumlu, çalışma kayıtları ve bağlı görev kolonları içinde gelir. Tek bir ticketı müşteriye göstermek için servis raporunu PDF olarak alırsınız.
- 6E-postaya dönüştürürsünüzRapor taslak olarak kuyruğa girer. Yetkili kişi içeriği kontrol edip onaylar, ardından gönderim yapılır. Sonuç ve hata, gönderim kaydında durur.
Sık sorulanlar
Bağlı görevler ticket sayımı şişirir mi?
Hayır. Bağlı görev ve devir yeni ticket üretmez; toplam ticket ve teknisyen başına ticket sayısı yalnız ticketları sayar. Aktarma ve sorumlu değişikliği çalışma kayıtları günlüğünde satır olarak görünür. Yani işin kaç kişiye uğradığını görürsünüz, ama rakam gerçeğin iki katına çıkmaz.
Satış ekibi teknik içeriği görür mü?
Görmez. Satış kullanıcısına müşteri bazında toplam ticket, açık ticket ve son ticket tarihi özeti verilir; teknik sorun, çözüm ve iç not içeriği açılmaz. Ters yön de geçerli: teknik kullanıcı satış raporunu, satış fiyatını, maliyeti ve kârı görmez.
Sınırlı yönetici bütün müşterileri görür mü?
Görmez. Sınırlı yönetici destek ve satış raporlarının ikisine ulaşır, ama rapor kullanıcının seçili müşteri kapsamıyla daraltılır. Kapsam dışındaki müşterinin adı, sayısı ve toplamı rapora girmez.
Zamanlanmış rapor, SLA riski ve müşteri sağlık puanı var mı?
Bunlar planlanan başlıklar, bugün çalışan özellik değil. Haftalık ve aylık rapor taslak kuyruğu, teknisyen iş yükünün SLA riskiyle birlikte ölçülmesi, müşteri sağlık puanı ve müşteri portalındaki sade rapor görünümü yol haritasında duruyor. Bugün dönem raporunu elle hazırlayıp onay kuyruğundan gönderiyorsunuz.
Gönder dedim, müşteri raporu aldı mı?
Arayüzdeki “SMTP tarafından kabul edildi” ifadesi teslim garantisi değildir; yalnız posta sunucusunun kaydı teslim aldığını söyler. Kesin sonuç için gönderim kaydına ve gerekiyorsa alıcı posta kutusuna bakılır. SMTP ayarları, bağlantı ve test e-postası yöneticiye özel sekmede durur.
Kurum modunda rapor nasıl görünür?
Aynı motor, farklı dil: müşteri yerine departman konuşulur ve raporlar Kurum menüsünde durur. Satış grubu kurum yüzeyinde bulunmadığı için satış ve teklif raporu da bu modda gündeme gelmez; geriye destek raporları kalır.
Kimin işine yarar
Ekip yöneticileri, müşterisine hizmet raporu sunan MSP'ler ve teklif kazanımıyla brüt kârı dönem dönem izleyen yöneticiler.
İlgili modüller
Kendi operasyonunuzda görün
Size bir çalışma alanı açalım, kendi müşteri ve cihaz bağlamınızla deneyin. Kurulum ve veri taşıma konusunda yol gösteririz.